Comment Soho Atlas In Fine améliore sa gestion documentaire avec Clovis ?

Quels sont vos métiers et les principaux enjeux de SOHO ATLAS IN FINE ?

Nous sommes une agence d’architecture pluridisciplinaire. Notre agence est organisée par pôles, au total nous en avons treize, dont les plus importants sont les pôles logement, tertiaire, santé et logistique.

J’ai mis en place Clovis pour le schéma directeur immobilier du Groupement Hospitalier Nord des Hospices Civils de Lyon. En effet, le schéma directeur est un document qui synthétise la stratégie immobilière et doit programmer tous les investissements et projets immobiliers du site de l’Hôpital de la Croix-Rousse à Lyon sur dix ans. Cela engage énormément de gens - direction générale des Hospices Civils de Lyon, direction de site, chefs de service - représentants du personnel et des patients…

Pour ce projet, en complément du volet architectural, nous avons créé une équipe pluridisciplinaire d’une vingtaine de personnes autour de notre pôle Santé. Nous nous sommes associés à A2MO, assistance à maîtrise d’ouvrage, pour le support technique et la programmation, à GOVHE, cabinet de conseil spécialiste du Lean Management en santé et URBALAB pour la partie environnement. L’Hôpital de la Croix-Rousse étant un site historique, un architecte du patrimoine fait également partie de l’équipe, l’agence Cécile REMOND.

Pour ce projet, l’enjeu principal était de qualifier, organiser et mutualiser les documents, et faire en sorte que les personnes concernées disposent toujours des dernières informations en temps réel.

Quelles étaient les problématiques identifiées avant de choisir Clovis ?

Au vu de l’ampleur de notre projet, nous avions besoin de rationaliser le transfert d’information pour pouvoir coordonner les projets et les équipes au mieux. Si on avait eu à classer tous ces documents sur une base de données, il aurait fallu que j’ai quelqu’un qui passe son temps à gérer les multiples canaux d’informations.

Il serait très compliqué de recruter un profil spécifique pour ce genre de travail. Clovis s’est alors présenté comme une solution idéale et a pris la place d’une plateforme intelligente d’échanges d’informations.

Comment avez-vous déployé Clovis au sein de vos équipes ?

Nous avons déployé Clovis très rapidement. La configuration s'est faite en trois étapes :

1. Tout d’abord, nous avons mis en place une arborescence documentaire : le système de classement des documents, leur archivage et la gestion des versions.
2. Puis, nous avons classé les documents existants tout en respectant l’arborescence définie.
3. Et enfin, nous avons mis en place des filtres afin que nous puissions diffuser les informations et documents en fonction des intervenants, pour que chacun puisse accéder aux données qui les concernent.

Grâce à l’information instantanée du dépôt de nouveaux documents, chaque membre de l’équipe dispose de l’information en temps réel.

Nous avons commencé à utiliser Clovis comme notre GED très rapidement et aujourd’hui on y dépose tous nos documents ! Tout était extrêmement simple, la prise en main de l’application par les équipes s’est faite naturellement.

Quels éléments vous ont convaincu que Clovis était le bon choix ?

Premièrement, c’était la simplicité de la plateforme et la facilité de partager les documents. Grâce à Clovis, nos équipes sont en capacité de disposer des dernières informations très vite.

Deuxièmement, ce que nous apprécions beaucoup, c’est la possibilité de stocker différents types de documents sur une seule plateforme : que ce soit des documents graphiques, écrits, administratifs, des plans ou des tableaux. L’affichage extrêmement rapide des fichiers, quels qu’ils soient, nous permet de s’en servir comme support à nos réunions.

Ce qui a également fait la différence, c’est la réactivité des équipes Clovis. Les équipes sont disponibles et à l’écoute en cas de moindre problème.

Quelle est la typologie d’utilisateurs au sein de SOHO ATLAS IN FINE ?

Les profils de nos utilisateurs sont divers : architectes, architectes du patrimoine, ingénieurs (bureau d’études) et ingénieurs qualité.

Compte tenu des règles de sécurité que nous devons appliquer, nous avons fourni un accès mutualisé aux équipes des Hospices Civils de Lyon.

Quels sont les résultats que vous avez obtenus grâce à Clovis ?

Grâce à Clovis, chacun peut se focaliser sur ses compétences et faire son métier sans se préoccuper de la diffusion des informations entre chacun des membres de l’équipe. L’application est fiable, le stress de savoir si la personne a bien eu le document disparaît.

En utilisant Clovis, on se sent réellement sécurisés. De plus, on voit les modifications effectuées sur les documents en temps réel, il y a une réelle facilité d’information et de partage ce qui se traduit par un gain de temps considérable.