Comment Ellipse Structure maximise la productivité de son bureau d’études ?

Quels sont le métier et les principaux enjeux d’Ellipse Structure ?

Ellipse Structure est un bureau d’études, nous intervenons dans une équipe de maîtrise d’œuvre pour les différentes phases d’avant-projet, puis dans le suivi de chantier en maîtrise d’œuvre d’exécution. Nous intervenons dans toute l’Europe.

Notre métier demande de l’efficacité. Nous ne pouvons pas nous permettre de perdre du temps, nous devons l’utiliser à bon escient. En cas de problèmes ou de changements, il est indispensable de pouvoir réagir et prendre les décisions rapidement. La coordination entre plusieurs corps de métier est également un enjeu considérable auquel nous faisons face au quotidien.

Quelles étaient les problématiques identifiées avant de choisir Clovis ?

Avant, nous faisions une réunion de chantier hebdomadaire avec un compte rendu rédigé à la main. Ensuite, ce compte rendu aurait été retranscrit en Word et envoyé par e-mail à toutes les parties prenantes. Tout cela aurait été suivi d’échanges par e-mail en asynchrone ayant pour résultat une perte de temps non négligeable.

Souvent, beaucoup de temps s’écoulait entre la réunion de chantier et les prises de décision suite à l’envoi du compte rendu. De plus, le mode asynchrone faisait que certains points étaient précisés seulement lors de la réunion suivante alors qu’ils auraient pu remonter plus tôt.

Également, nous avions l’habitude de communiquer via de multiples canaux, ce qui n’était pas très efficace.

Comment avez-vous déployé Clovis au sein de vos équipes ?

Le déploiement de Clovis s’est déroulé en quelques étapes simples. Tout d’abord, nous avons mis en place une arborescence documentaire, ensuite nous avons paramétré les droits d’accès.

Une fois cela a été fait, nous avons communiqué sur l’outil auprès des entreprises avec lesquelles nous travaillons. Puis, les utilisateurs ont commencé à se servir de la messagerie instantanée dans l’application. Enfin, nous avons pris en mains la Boîte à plans et assigné les premières tâches.

Le tout s’est déroulé en quelques semaines seulement car la solution est très ludique.

Quelle est la typologie d’utilisateurs au sein d’Ellipse Structure ?

Nous sommes plusieurs personnes à se servir de Clovis, chacun différemment selon nos métiers respectifs. Moi, je fais le suivi de chantier. Ensuite, nous avons les utilisateurs invités :

• Nos clients qui ont la vision globale du projet et peuvent suivre les avancées en temps réel.
• Les architectes qui s’en servent pour partager les plans et gérer les différentes versions.
• Les entreprises titulaires du lot qui peuvent être entreprises générales ou spécialisées et qui s’en servent pour assigner et gérer les tâches. Ils utilisent souvent la version mobile lorsqu’ils sont sur le chantier.

Quels sont les résultats que vous avez obtenus grâce à Clovis ?

Les maîtres d’œuvre sont souvent perçus comme des intervenants de l’ombre qui interagissent avec les différents corps de métier. Grâce à l’application Clovis, nous pouvons donner accès au suivi de chantier à nos clients et ainsi faire preuve de transparence. Les clients se sentent alors rassurés.

Les intervenants utilisent beaucoup la fonctionnalité de prise de photo et d’annotation en direct depuis l’application. De plus, le fait de dater chaque tâche et sous-tâche permet d’avoir une vision en temps réel sur les différentes échéances du chantier.

L’utilisation de Clovis a également eu un impact sur notre marque. Une entreprise qui se sert des outils digitaux est une entreprise moderne. De plus, grâce à Clovis nous avons pu dématérialiser un nombre considérable de dossiers et documents.

Le fait de dématérialiser nos processus nous rapproche de l’objectif zéro papier ce qui nous permet de gagner du temps et de l’argent !