Comment Colonies améliore la gestion de ses opérations avec Clovis ?

Quel est votre métier, quels sont les principaux enjeux de Colonies ?

J’occupe le poste de Project Manager chez Colonies depuis environ un an. Dans mon métier, je dois jongler entre les visites de chantiers pour s’assurer du respect des délais, et le travail au bureau pour assurer la planification et la gestion budgétaire.

Chez Colonies, nous comptons environ 120 collaborateurs ainsi que de nombreux prestataires externes : entreprises travaux, équipes logistiques, fournisseurs d'électricité et d’internet ...

En interne, nous avons plusieurs équipes qui travaillent sur le même projet : les équipes qui trouvent les appartements, les équipes qui gèrent la rénovation et services, les équipes qui gèrent l’appartement une fois mis en location...

Notre enjeu principal était alors de centraliser les tâches sur une seule plateforme pour les équipes qui travaillent sur le même chantier avec des missions différentes afin de faciliter la gestion de projet.

Quelles étaient les problématiques identifiées avant de choisir Clovis ?

Nous étions à la recherche d’une solution simple d’utilisation, intuitive et collaborative pour gérer nos projets et pour établir les réserves. Nous avons étudié plusieurs solutions de gestion de projet mais ces dernières ont été souvent trop compliquées et démesurées par rapport à nos besoins.

Quels éléments vous ont convaincu que Clovis était le bon choix ?

En étudiant différentes solutions, Clovis s’est très vite démarqué par sa simplicité et son aspect collaboratif ! Clovis était également financièrement intéressant notamment pour une start-up.

De plus, ce qui a fait la différence, c’est la proximité avec les équipes Clovis - ils sont à l’écoute, disponibles et nous tiennent toujours au courant des nouveautés. Nous pouvons également partager nos retours et remarques via un bouton dédié et nous sommes ravis de voir que Clovis y travaille - nos commentaires ne passent pas à la trappe.

Comment avez-vous déployé Clovis au sein de vos équipes ?

Nous avons déployé Clovis en quelques étapes :

Au tout début, j’ai dû prendre en main l’application pour ensuite expliquer le fonctionnement à nos collaborateurs. Je suis devenu le référent Clovis au sein de nos équipes.

Ensuite, nous avons créé un modèle de projet qui nous sert de point départ pour tous nos projets. On peut imaginer notre modèle comme une liste de contrôle où nous centralisons toutes les informations dont nous avons besoin pour chaque projet.

Puis, nous avons créé une arborescence documentaire, pour définir les règles et l’emplacement de nos documents.

Et enfin, les équipes ont créé leurs premières tâches et ont commencé à gérer les projets avec une fluidité remarquable.

Quelle est la typologie d’utilisateurs au sein de Colonies ?

Les profils de nos utilisateurs sont divers : responsable projet, équipe qualité (pour établir les réserves), gestion des travaux, gestion du bien une fois mis en location.

Nous sommes environ 25 collaborateurs en interne à se servir de Clovis - une dizaine très activement, une quinzaine pour le suivi avec accès en lecture seule.

Quels sont les résultats que vous avez obtenus grâce à Clovis ?

Grâce à Clovis, nous avons obtenu de très bons résultats à plusieurs niveaux.

Premièrement, Clovis nous a permis d’homogénéiser nos processus, ce qui est très important car nous avons une multitude de projets à gérer en même temps.

Deuxièmement, lors de l’établissement des réserves, nous avons pu remarquer une amélioration certaine de la qualité des logements mis en location.

Et enfin, nos échanges en interne ont été simplifiés et fluidifiés.

Tout cela nous a permis de gagner du temps au quotidien !