Comment Ecobat centralise ses projets de rénovation énergétique avec Clovis ?

Quel est votre rôle et quelles sont les particularités de votre métier chez Ecobat ?

Pietro Ruggieri, dirigeant chez Écobat, je suis le pilote de l’avion. Mon rôle est de mettre en place les processus et d’assurer leur mise en application par les différentes équipes.

Chez Écobat, nous sommes +50 collaborateurs, nous réalisons environ 400 projets de rénovation énergétique par an et disposons de 4 certifications RGE qui nous permettent d’être reconnus comme garant de l’environnement.

Concrètement, nos clients ont des besoins en rénovation énergétique, mais ne savent pas ce qu'ils peuvent faire et comment ils peuvent bénéficier du meilleur prix.

Notre rôle c’est de leur expliquer ce qu’ils peuvent faire chez eux : on fait d’abord une étude énergétique du logement et notre particularité, c'est qu'on leur explique les aides auxquelles ils peuvent avoir droit.

Ensuite on les aide à financer leur projet par le biais de prêts à taux zéro, entre autres, parce qu'on a aussi un numéro ORIAS qui nous permet d’assurer le rôle d’intermédiaire bancaire.

Quels sont les principaux enjeux de votre activité ?

Le constat initial, c'est que sur un projet de rénovation énergétique c'est assez complexe de tout mettre en œuvre de bout en bout. Pour y arriver, notre solution c’est d’éviter les intermédiaires.

Donc, si on peut amener une solution globale à notre client, c'est parfait. Comme ça, il n'a qu'un seul interlocuteur !

Nos principaux défis sont la réactivité et l'organisation. Pour répondre à l'important volume de demandes, nous devons faciliter et accélérer nos processus techniques afin de sélectionner les projets sur lesquels nous pouvons générer un maximum de valeur, pour nous, mais surtout pour nos clients.

Qu’est ce qui vous a poussé à chercher une solution telle que Clovis ?

Nous souhaitions améliorer l'efficacité et la productivité des membres de l'équipe en leur permettant de travailler de manière plus fluide et collaborative. Pour cela nous avions besoin de centraliser la globalité de nos processus techniques et administratifs à un seul endroit.

Historiquement, on communiquait beaucoup à l’oral, mais du coup on se disait les choses sans vraiment les écrire. Pour contrer cela, nous souhaitions que tout le monde puisse avoir accès au projet d’un client, sans avoir à se passer “manuellement” un classeur. Nous voulions définir la “source de vérité” pour éviter les erreurs de transmission et ainsi s'assurer que tous les membres de l'équipe ont accès aux informations les plus à jour.

Dans la même veine : les prises de côte et de photos sont très importantes pour nous. Nous avons besoin d’informations très précises pour établir les devis, passer les commandes et interagir avec nos équipes de pose.

Enfin, nous avions besoin d’anticiper encore plus les opérations de maintenance sur les différentes typologies de matériel que nous installons chez nos clients. Là aussi nous devions simplifier et centraliser les informations, et mettre en place une planification des interventions de maintenance .

Comment faisiez-vous auparavant ?

Nous utilisions SharePoint (un outil similaire à Google Drive) quand on rentrait de visite technique. C’est une plateforme de gestion de contenu généraliste qui permet de partager et de collaborer sur des fichiers en ligne.

Mais cela était de fait de manière asynchrone, c’est-à-dire que lorsque le technicien rentrait au bureau après sa tournée il devait charger un tas d’éléments et de photos puis les mettre en page ; Ce qui représentait un temps considérable et pouvait être source d’oublis et donc d’erreurs.

Comment avez-vous déployé Clovis au sein de vos équipes ?

1. Création des types de projets et tags relatifs aux produits et chantiers
Les équipes de Clovis nous ont accompagnés dans le paramétrage de notre compte pour qu’il reflète parfaitement nos usages opérationnels.

2. Création d’un modèle de projet et de l’arborescence documentaire
Nous avons ensuite créé avec les équipes Clovis un modèle de projet spécifique et notre propre arborescence documentaire duplicable pour tous nos projets.

3. Création des projets client par les équipes au bureau
Partant de là, mes équipes ont utilisé le modèle de projet sur nos “vrais” clients pour prendre en main l’outil et affiner encore le modèle.

4. Formation opérationnelle des équipes terrain
Enfin, nous avons formé nos collaborateurs à l’utilisation de l’application Clovis sur ordinateur et surtout sur l’application mobile pour leur permettre d’alimenter les projets avec les données directement depuis le terrain.

Quelle est votre typologie d'utilisateurs ?

Pour l’instant, nous sommes environ 15 personnes à utiliser Clovis au quotidien. En plus de l’équipe dirigeante, le directeur technique et son assistante ainsi que mon assistante administrative se servent quotidiennement de Clovis au bureau.

Ensuite nous avons les conducteurs de travaux, qui eux utilisent l’application en mobilité et nous font remonter toutes les informations depuis le terrain en temps réel.

Concernant les équipes de pose, elles vont démarrer leur formation prochainement pour nous informer de l’avancement d’un projet et interagir avec nous en cas de besoin.

Quels sont, selon vous, les points forts de Clovis ?

Pour transmettre l’info en temps réel et avoir le suivi de tous les clients, ça va vraiment beaucoup plus vite. Par exemple, nos assistantes n’ont plus besoin de courir après les documents des visites techniques pour savoir comment ça s'est passé. Elles ont juste à cliquer sur le projet du client pour accéder à toutes les informations.

Le temps gagné en admin au bureau et sur le terrain est considérable. Avec SharePoint, par exemple, vous êtes sur un ordinateur, vous ne pouvez pas forcément l'avoir en clientèle pour prendre des côtes et des photos.

Maintenant on va sur Clovis, depuis les tablettes et les portables pour tout saisir en temps réel. Les clients finaux trouvent que ça fait très pro. Je suis convaincu que Clovis a apporté de la nouveauté et du dynamisme.

Concernant les rappels automatiques de maintenance, on sait désormais quels sont les projets sur lesquels on est intervenus et on indique dans le calendrier les dates de nos prochains passages. On garde aussi une copie des garanties et autres documents liés aux équipements que l’on a vendus.

Aussi, on s'aperçoit que le fait d'avoir une archive numérique de tous nos chantiers, ça nous permet facilement d'honorer nos engagements liés aux certifications. Lorsqu’on a besoin de fournir les documents avant/après des chantiers, on le fait en quelques clics.

Plus globalement, maintenant que tout est centralisé, à l’avenir, on saura exactement qui a fait quoi et quand. Si je dois réfléchir à une transmission ou à une cession, c'est quand même beaucoup plus facile d’accéder à l’historique et cela crée une valeur ajoutée non négligeable.